BYOD | Alles Wichtige zu “Bring Your Own Device” in der Firma

Bring Your Own Device (BYOD) in der Firma

Im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung setzen viele Unternehmen auf agile und flexible Mitarbeiter. Ein beliebtes Modell beim Erreichen dieses Vorhabens ist das “Bring Your Own Device”-Modell. Welche Möglichkeiten und Risiken BYOD mit sich bringt, erfahren Sie im Folgenden Artikel.

Was bedeutet “Bring Your Own Device”?

Der Unternehmer ist grundsätzlich dazu verpflichtet, alle zur Arbeit nötigen Betriebsmittel für die Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen. Trotzdem ist es oft sinnvoller, wenn Mitarbeiter ihre eigenen Geräte benutzen.

Unter „Bring Your Own Device“ versteht man, dass die privaten Endgeräte von Mitarbeitern auch im Unternehmen zum Einsatz kommen.

Für viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ist es komfortabler, die eigenen privaten Geräte auch geschäftlich zu nutzen. Das Modell ist für ein Unternehmen auch aus einer Kostenperspektive sinnvoll. Es müssen nicht für jeden Mitarbeiter neue technische Anschaffungen gemacht werden.

Dieses Benutzungskonzept für Geräte im Unternehmen birgt jedoch auch einige Risiken und bringt einige Nachteile mit sich.

 

Was sind die Vorteile von BYOD?

Der Hauptvorteil für das Unternehmen liegt bei BYOD im Wegfallen der Anschaffungskosten. Wenn die Firma ihren Mitarbeitern ständig neue Geräte zur Verfügung stellt, entstehen dadurch weitere Kosten. Mitarbeiter, die ihr eigenes Gerät geschäftlich nutzen, sind deutlich erprobter im Umgang mit dem Device. Sie kennen sich deutlich besser mit den eigenen Voreinstellungen und Funktionen aus.

Anstatt ständig zwischen zwei Endgeräten zu wechseln, wird ein Device für berufliche und private Zwecke genutzt. Das hat zur Folge, dass effizienter und flexibler gearbeitet werden kann. In der Regel steigt dadurch auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Ein weiterer Vorteil ist der sorgsamere Umgang mit den Geräten. Wenn das Endgerät Eigentum der Angestellten bleibt, ist ein sorgfältigerer Umgang mit den Devices zu erwarten. Endgeräte, die nur im Besitz der Angestellten, aber Eigentum der Firma sind, haben meist eine kürzere Lebensdauer.

Nachhaltigkeit im Unternehmen ist ein immer wichtigeres Thema. Auch unter diesem Aspekt kann sich die BYOD-Nutzung sehen lassen. Die Angestellten nutzen nur noch ein Gerät für alle Zwecke. Weniger Smartphones und Laptops sorgen für weniger Elektroschrott. Das Unternehmen agiert somit umweltschonender und effizienter.

Hier noch einmal die Vorteile von Bring Your Own Device zusammengefasst:

• Anschaffungskosten für das Unternehmen fallen weg
• Mitarbeiter sind mit Funktionen & Voreinstellungen vertraut
• Erhöhte Flexibilität der Mitarbeiter durch Nutzung eines anstatt zweier Geräte
• Nachhaltigkeit im Unternehmen wird gefördert
• Sorgfältigerer Umgang mit eigenen Endgeräten durch Mitarbeiter

Welche Risiken ergeben sich durch die Nutzung privater Geräte im Unternehmen?

Durch die Nutzung von Endgeräten via BYOD entstehen nicht nur Vorteile, sondern auch einige Risiken, die es zu beachten gilt. Unternehmer und Mitarbeiter müssen sich deshalb ausreichend informieren, um die Risiken und Nachteile zu minimieren.

Datenschutz und Datensicherheit

Die Nutzung privater Endgeräte im Unternehmen birgt Gefahren für die Cybersecurity. Konkret betrifft es die Datensicherheit und den Datenschutz im Unternehmen. Besonders die Unwissenheit oder das Fahrlässige Handeln der Mitarbeiter kann zu erheblichen Problemen führen. Entsprechende Compliance-Richtlinien sollen die Mitarbeiter im Unternehmen genau davor schützen.

Oft werden unüberlegt Apps heruntergeladen oder unbekannte Emails geöffnet. Dadurch kann Schadsoftware ins Unternehmensnetzwerk gelangen, wenn dies bei der privaten Nutzung passiert.

Um der Datenschutz und –Sicherheit zu gewährleisten, bieten MDM-Software Lösungen, die Trennung zwischen Beruf und Privatleben auf dem Smartphone durch sogenannte Container an, bei denen kein Austausch zwischen privatem und gewerblichem Bereich mehr stattfindet.

Gewerbliche Schutzrechte

Wenn Mitarbeiter auf ihren privaten Geräten kostenpflichtige Apps nutzen, ist ihnen häufig nicht bewusst, dass diese lizenzrechtlichen Beschränkungen unterliegen. Bestimmte Software-Lizenzen erlauben keine gewerbliche Nutzung der App. Hier kann es zu Lizenz- bzw. Urheberrechtsverstößen kommen.

Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht

Üblicherweise entstehen während der Arbeit Daten, die der Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht unterliegen. Das können zum Beispiel geschäftlich und steuerlich relevante Emails sein. Der Gesetzgeber sieht vor, dass diese Daten bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden müssen.

Um dem gerecht zu werden, müssen die Daten immer auf dem Speicher des Unternehmens abrufbar sein. Die relevanten Daten sollten dafür in regelmäßigen Abständen mit der entsprechenden Firmendatenbank synchronisiert werden.

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, behält er sein Endgerät natürlich. Dennoch ist er verpflichtet, alle geschäftlich relevanten Daten ins Unternehmen zu überführen. Anschließend müssen diese Daten vom eigenen Gerät gelöscht werden, was sich kaum bis gar nicht prüfen lässt. Hierbei kann Mobile Device Management (MDM) helfen.

Welche Alternativen zu BYOD gibt es?

Neben BYOD gibt es weitere gängige Benutzungskonzepte bei der Endgerätenutzung in Unternehmen. Diese unterscheiden sich im Besitz des Geräts und den Kompetenzen und Compliance-Vorgaben für die Nutzer, sprich die Angestellten eines Unternehmens

CYOD – choose your own device

Der Mitarbeiter kann bei dieser Variante sein neues geschäftliches Endgerät aus einer Liste von unterstützten Geräten auswählen. Das Unternehmen stellt hierbei sicher, dass sich die Devices für die geschäftliche Nutzung sowie für die Enterprise-Apps eignen und dabei abgesichert sind.

COBO – corporate owned, business only

Das Unternehmen besitzt das Device und stellt den Angestellten das Device inklusive dem Vertrag. Das Endgerät steht einzig und allein für die berufliche Nutzung zur Verfügung.

COPE – corporate owned, personally enabled

Der Besitz der Endgeräte liegt im Unternehmen. Das Device wird dem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt. Mit dieser Policy darf das Gerät dann auch privat genutzt werden.

Erfolgreich mit BYOD dank einer Mobile Device Management Software

Um als Unternehmen eine Übersicht über die Devices zu bekommen, die von den Mitarbeitern genutzt werden, sollte ein Mobile Device Management (MDM) System hinzugezogen werden. Mit einer MDM Software können sowohl firmeneigene Endgeräte als auch die privaten Endgeräte der Mitarbeiter, die geschäftlich genutzt werden, verwaltet werden.

Mit einer MDM Lösung lassen sich Zugangsberechtigungen und Policies erteilen. Firmeneigene Compliance-Richtlinien können dadurch bei der Nutzung der Geräte eingehalten werden.

Dank Mobile Device Management kann das Unternehmen auch überprüfen, ob die DSGVO im Unternehmen eingehalten wird.

Mit einer passenden MDM-Software und dem richtigen Partner in der IT kann im Unternehmen erfolgreich BYOD eingeführt und umgesetzt werden.